工作流技术发端于1970年代中期办公自动化领域的研究工作，但工作流思想的出现还应该更早，1968年Fritz Nordsieck就已经清楚地表达了利用信息技术实现工作流程自动化的想法。1970年代与工作流有关的研究工作包括：宾夕法尼亚大学沃顿学院的Michael D. Zisman开发的原型系统SCOOP，施乐帕洛阿尔托研究中心的Clarence A. Ellis和Gary J. Nutt等人开发的OfficeTalk系列试验系统，还有Anatol Holt和Paul Cashman开发的ARPANET上的“监控软件故障报告”程序。SCOOP， Officetalk和Anatol Holt开发的系统都采用Petri网的某种变体进行流程建模。其中SCOOP和Officetalk系统，不但标志着工作流技术的开始，而且也是最早的办公自动化系统。

1970年代人们对工作流技术充满着强烈乐观情绪，研究者普遍相信新技术可以带来办公效率的巨大改善，然而这种期望最终还是落空了。人们观察到这样一种现象，一个成功的组织往往会在适当的时候创造性的打破标准的办公流程；而工作流技术的引入使得人们只能死板的遵守固定的流程，最终导致办公效率低和人们对技术的反感。1970年代工作流技术失败的技术原因则包括：在办公室使用个人计算机尚未被社会接受，网络技术还不普遍，开发者还不了解群件技术的需求与缺陷。

含有工作流特征的商用系统的开发始于1983年至1985年间，早期的商用系统主要来自于图像处理领域和电子邮件领域。图像处理许多时候需要流转和跟踪图像，工作流恰好迎合这种需求；增强的电子邮件系统也采用了工作流的思想，把原来点对点的邮件流转改进为依照某种流程来流转。在这些早期的工作流系统中只有少数获得了成功。

进入1990年代以后，相关的技术条件逐渐成熟，工作流系统的开发与研究进入了一个新的热潮。据调查，截至1995年共有200多种软件声称支持工作流管理或者拥有工作流特征。工作流技术被应用于电讯业、软件工程、制造业、金融业、银行业、科学试验、卫生保健领域、航运业和办公自动化领域。

工作流（Workflow）的严格定义如下：为了实现组织目标，有关业务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程。在 业务开展过程中，文档、信息或任务，依据组织规范在参与者之间传递、处理或 执行。业务流程中，实现了基于计算机自动化的全部或部分称为工作流[25]。简单地讲，工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统（工作流管理系统）控制其执行的过程都称为工作流。一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系，还包括过程及活动的启动和终止条件，以及对每个活动的描述。

工作流管理系统的定义：工作流管理系统（Workflow Management System，WFMS）是定义、创建、执行工作流的系统。在最高层上，WFMS应能提供以下三个方面的功能支持：建造功能：对工作流过程及其组成活动定义和建模；运行控制功能：在运行环境中管理工作流过程，对工作流过程中的活动进行调度；运行交互功能：指在工作流运行中，WFMS与用户（业务工作的参与者或控制者）及外部应用程序工具交互的功能[25]。

根据WfMC的定义，工作流管理系统（Workflow Management System， WFMS）通过软件定义、创建工作流并管理其执行。它运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其他的IT工具或应用。

总体来说，实际企业中运作的工作流管理系统，是一个“人-电脑”结合的系统。它的基本功能体现在几个方面：

        定义工作流，包括具体的活动、规则等，这些定义是同时被人以及电脑所“理解”的。

        遵循定义创建和运行实际的工作流。

        监察、控制、管理运行中的业务（工作流），例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。

业务流程（business process）就是活动的集合，这些活动均关联于特定的托付事项（commitment），为流程的产出增值。相对于“工作流”，业务流程是一个更一般化的统称，而工作流这个词，则已经不能仅从字面含义或原理上去理解，它已经被赋予了更深一层的特定含义——专指基于信息技术规划、运作、管理的业务流程。